Wszyscy, którzy prowadzą własne przedsiębiorstwo, ale też i większość osób realizujących zakupy online, mieli przynajmniej raz styczność z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym tak naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od typowej faktury.
Co to jest faktura proforma?
W języku łacińskim pro forma znaczy „prowizorycznie”, stąd raz za razem spotykamy się z wyjaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, wobec tego nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów czy w ewidencji księgowej. Wypada natomiast zachować ją np.w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma powinna być traktowana raczej jako dowód handlowy, który formą zapowiedzi pewnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia wykonania usługi czy zakupu towaru, a więc w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, gdyż mówi o sprzedaży bądź usłudze, która jeszcze nie jest sfinalizowana, zatem warunki transakcji w niej opisane mogą w każdej chwili być zmienione.
Jak wygląda i kiedy wolno wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma posiada analogiczne elementy oraz przypomina z wyglądu fakturę VAT, miedzy innymi:
- miejsce i datę jej wystawienia,
- dane stron,
- nazwę towarów albo usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z określeniem ich ilości, jednostek miary itp.),
- wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- informacja o wysokości uwzględnionych zniżek,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- określenie terminu zapłaty,
- wskazanie przewidywanej daty dostarczenia towaru lub realizacji usługi.
Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć wyraźnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, żeby bez trudu można było odróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe. Trzeba również pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wystawia się w momencie, gdy odbiorca zapłaci w całości za przedmiot transakcji lub wpłaci zaliczkę.